メールで同じ表現を繰り返してしまう

最近モヤモヤしていること。メールのやり取りで、「ご確認ありがとうございます。ファイルを本番環境にアップロードしましたので、ご確認をお願いいたします。」と、「ご確認」という表現を繰り返してしまうこと。どちらかの「ご確認」を別の表現に変えたい。しかし、それに取って代わる語彙が自分には無い。

ご査収くださいなどは固いから使いたくない。他にも表現はあるかと思うが、どれも固い。

そもそも自分がどういう流れで相手とのメールで「ご確認ください」という表現を使うのか。それをベースに、一ついい案が浮かんだのでメール文章のテンプレを書こうと思う。前提として私の属性を共有しておくと、システム開発会社に勤めていて、その中でウェブ担当をしている。ウェブサイトの保守や小さな改修を主に担当しており、メールのやり取りは、ウェブサイト更新依頼を出してきた方とのものがメインになる。下記に続くメール文章のテンプレの話は、ウェブサイトを更新しましたよということを先方に伝える際のやり取りを想定している。早速本題に入ろう。

まずは、普段自分が使用しているメールのテンプレ文章から。

今使っているメール文のテンプレ

開発環境で作業を終えた際の報告

「お世話になっております。本件、開発環境にて作業をおこないましたので報告いたします。ご確認をお願いいたします。以下、URLとなります。[ウェブサイトの更新対象URLを並べる]」

公開作業後の報告

「お世話になっております。ご確認ありがとうございます。本件、公開作業を完了いたしました。ご確認をお願いいたします。以下、URLとなります。[ウェブサイトの更新対象URLを並べる]」

基本的にこのテンプレであれば、最後のURLさえ変えればどのお客様が相手でもメールを送信できる。改めて書いてみて味気なさを感じるが、正直メールの文章にあまり時間を割きたくないため、こういった形に落ち着いた。時間を割きたくないのは山々だが、文章として微妙だなと思えば改善はしたい。

次に、新しく浮かんだテンプレ文章を書いてみる。おおよそ同じものだが、ちょっとだけ言い回しや表現が変わる。

新しく浮かんだメール文のテンプレ

開発環境で作業を終えた際の報告

「お世話になっております。本件、確認用環境での作業を完了いたしましたので報告いたします。こちらで問題ございませんでしたら、公開作業に移ります。以下、URLとなります。[ウェブサイトの更新対象URLを並べる]」

公開作業後の報告

「お世話になっております。本件、公開作業を完了いたしました。ご確認をお願いいたします。以下、URLとなります。[ウェブサイトの更新対象URLを並べる]」

以上である。新しいテンプレでは、開発環境という表現を「確認用環境」に変えた。これにより、続くメール文内のURLは確認対象であると認識しやすくした。次に、「問題ございませんでしたら、公開作業に移ります」と添えることで、暗に確認お願いしますと相手に伝えることができる。相手が返信をしてはじめてこの文章が成り立つからだ。それと同時に、この報告はあくまで開発環境のものであることも伝えることができる。お客様の中には、開発環境の作業報告を、公開作業のものと勘違いされる方がいる。そうすると、メールの文章自体噛み合わなくなってしまう。気にせず公開作業報告を送る場合がほとんどだが、たまに「ではこちらで公開作業を進めます」などの一言を送らないといけないかなあと考えたりする時間が発生するので、そういう余計な思考を減らせて良い。

おわりに

テンプレをつくっているものの、微妙にそのときの気分で言い回しを変えたりするのをやめたい。なんならテンプレを一切無視した文章をつくることもあるし、そもそもつくっているテンプレは上に挙げた一つだけなので、それ以外の話になると1から文章を作らないといけない。メールをつくる時間を減らしたいと思っているのはただのポーズで、本当はメールをつくる時間を増やしたいのかもしれない…。おしまい。